14 אוגוסט 2014 | מערכת StartIsrael
הצוות שלכם לא עומד בלוחות זמנים? כך תעמדו ביעדים שהצבתם לעצמכם

אם אתם סבורים שהמשרד שלכם אינו מתפקד כהלכה, הגיע הזמן לעשות שינוי וזאת על ידי אבחון הבעיות ותכנון תהליכי הפיתוח הארגוני.

מרגישים שהצוות אינו מתפקד כהלכה, בטוחים שצריך לבצע שינוי ולא יודעים איך להתחיל, ראשית הגיע הזמן לאבחון הבעיות ולתכנון תהליכי הפיתוח הארגוני. תכנון זה יוביל בסופו של דבר לשיפור משמעותי בהתנהלות הצוות ובביצוע המשימות.

 

תהליכי פיתוח ארגוני

 

אתם, האנשים, הם הליבה של כל מיזם. המשרד (ליבת המיזם) חייב לכלול צוות שפועל בתיאום מלא אחד עם השני, יודע מהם נהלי המקום ומצליח לבצע את כל העבודות המשויכות ל למיזם בצורה היעילה והמקצועית ביותר תוך שהוא מספק את השירות האופטימאלי ביותר לשאר האנשים המקושרים למיזם וכמובן ללקוחות. אם אתם חשים שהצוות שלכם אינו מתפקד כהלכה. אם יש תלונות של לקוחות שהמידע שהובטח להם לא הגיע. אם אינכם מצליחים להשתלט על כל העבודה שסופקה על ידי המנהלים ופעולות רבות נוספות. הגיע הזמן לאבחן את הבעיות השונות, לבחון את הניסיון, ההכשרה והתפקוד של הצוות ולהבין אילו בעיות הובילו לתפקוד הלקוי.

 

 

המשרד שלכם - חולשים על כל התחומים

 

משרדים רבים חווים בעיה של אי סדר וחוסר יעילות משום ניהול זמנים כושל, צוות שאינו מקצועי, נהלים לא ברורים ועוד. בכל משרד חייבים להיות נהלי עבודה ברורים שמגדירים בצורה מדויקת את כל הקשור אל המשרד. נהלים אלו יעזרו לעובדים החדשים להבין כיצד העבודה מתבצעת במשרד ולמי יש לפנות במקרה של בעיה. כל אלו יובילו לצמצום מצבים של טעויות בפועל. הנהלים צריכים להיות לגבי התחומים הבאים:

 

סביבת המחשב יש להחליט מי חולש על סביבת המחשבים במשרד מבחינת אבטחת מידע, תפעול, תיקונים, שדרוגים ועוד.

 

קשרי לקוחות - חשוב להחליט מי אחראי על כל הקשור אל תחום הלקוחות של המשרד. אם מדובר על שיחות שימור לקוחות, עדכונים, בירורים, הודעות גביה ועוד.

 

דואר - מי אחראי על שליחת הדואר והחבילות ומי אחראי על פתיחת הדואר האלקטרוני של המשרד וטיפול בכל הדיוור האלקטרוני שנשלח אל המשרד.

 

מכירות ושיווק - מי אחראי על כל הקשור לגיוס לקוחות, שימור, שיווק ועוד.

 

חשבונות - מי אחראי על ניהול החשבונות של החברה.

 

אלו מהווים רק חלק מזערי מתחומי האחריות של המשרד. ככל שיהיו נהלים ברורים יותר לגבי כל תפקיד והידיעה הברורה לגבי מי מבצע כל תפקיד, כך המשרד יהיה יעיל יותר.

 

לסיכום, פיתוח ארגוני הוא התחום שעוסק בכל הקשור לתהליכי השינוי והצמיחה בארגון. המטרה של תהליך זה היא להתייעל ולהתחדש. תחום זה כולל את בניית המבנה הארגוני המתאים ביותר למשרד, הגדרה של תפקידי העובדים של המשרד, הסמכויות ותחומי האחריות במשרד, ייעול ושיפור בכל הקשור אל תהליכי עבודה במשרד, שיפור של עבודת הצוות ועוד. הצלחתו של התהליך תימדד בהתחדשות וצמיחה של צוות המשרד, דבר שיבוא לידי ביטוי בתפקוד יעיל יותר. אם מעוניינים שהמשרד יתפקד כהלכה יש לבחון את הבעיות הקיימות ולהזמין מומחה בתחום פיתוח ארגוני שיוביל לתוצאה הרצויה.

תגובות
הוסף תגובה

* אין לשלוח תגובות הכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של StartIsrael לרבות דברי הסתה, דיבה וסגנון החורג מהטעם הטוב.