יזמים ותיקים כבר מכירים את הסוגיה – יש לכם רעיון, חזון, תכנית עסקית ואף גייסתם משקיעים וממון. נדמה כי רוב הפקטורים המכריעים בהקמת עסק חדש מאחוריכם וכל שנותר הוא למצוא את המשרד הנכון לפרוייקט. שלב זה אומנם מגיע יחסית מאוחר יותר לאחר שהשאר כבר גובש, אך יש בו בכדי להביא להצלחה גדולה או במקרים אחרים להפיל עסק ראשון עוד בחיתוליו. אז איך עושים זאת נכון? וממה כדאי להיזהר?
יזמים ותיקים כבר מכירים את הסוגיה – יש לכם רעיון, חזון, תכנית עסקית ואף גייסתם משקיעים וממון. נדמה כי רוב הפקטורים המכריעים בהקמת עסק חדש מאחוריכם וכל שנותר הוא למצוא את המשרד הנכון לפרוייקט. שלב זה אומנם מגיע יחסית מאוחר יותר לאחר שהשאר כבר גובש, אך יש בו בכדי להביא להצלחה גדולה או במקרים אחרים להפיל עסק ראשון עוד בחיתוליו.
אז איך עושים זאת נכון? וממה כדאי להיזהר? (רמז – הרוב מתחיל ונגמר בתכנון מוקדם וראייה קדימה)
בחירת סוג הנכס
השלב הראשון בבואכם לבחור מקום לפעילות העסקית החדשה שלכם, הוא להגדיר את סוג הפעילות וסוג השירות אשר אתם מציעים ללקוחותיכם, ולחשוב איזה סוג מבנה יענה על צרכים אלו באופן אידיאלי. במילים אחרות, האם משרד קטן הוא מה שאתם צריכים? משרד גדול? האם תצטרכו גם חטיבה לוגיסטית שכוללת מבנה תעשייה לייצור? האם אתם מספקים מוצר שמצריך שטח אחסון גדול ומחסן? הגדרה ראשונית של סוג הנכס תצמצם לכם את אפשרויות הבחירה ותקל על קבלת ההחלטה מאוחר יותר.
גודל המשרד המבוקש
לאחר שהחלטתם על סוג המבנה הנחוץ לכם, השאלה ההגיונית הבאה עליה יש לענות, היא גודל המשרד המבוקש. חכו קצת לפני שתכריעו בסוגיה זו כיוון שהיא פחות ברורה מאליה כפי שאתם חושבים. חברות ועסקים רבים מתחילים במקום קטן ולאחר זמן מה נאלצים לעבור כאשר העסק מתרחב. מעבר של חברה לבניין חדש נחשב כדבר חיובי ולרוב נתפס כשדרוג – אך הדבר כרוך בעלויות לא קטנות, בירוקרטיה והרבה כאב ראש לוגיסטי – דברים אשר ניתן לחסוך אותם אם מתכננים נכון וצופים מהתחלה את קצב צמיחת העסק, ומראש שוכרים משרד בו יש מקום להתרחבות הצפויה.
מיקום – טוב לי? לעובדים? או ללקוחות?
האינסטינקט הראשוני של יזמים הוא לשכור משרד במיקום נח וקרוב למקום מגוריהם – באם המציאות מאפשרת זאת - על מנת להימנע משהות ממושכת בדרכים ושריפת זמן יקר. אך האם זהו באמת צעד נבון? לרוב מנהלים בכירים נמצאים בפוזיציה המאפשרת להם לנהל את הזמן של עצמם וזאת בניגוד למי שבפועל הופך את החברה לרווחית – העובדים. הקדשת מחשבה לרווחתם ונוחותם של אלה צריכה להיות שיקול מרכזי בבחירת המיקום. כך למשל, חברה העוסקת בפיתוח כגון סטארט-אפ תשאף להתמקם במבנה הממוקם קרוב לערים מרכזיות בעלות אחוז גבוה של אנשי פיתוח. לעומת זאת, חברה העוסקת בשיווק והפצה, אשר עושה שימוש תדיר במבנים תעשייתיים ומעסיקה לא מעט אנשי עבודת כפיים – הגיוני שתבחר במקום שקרוב יותר לעובדים שלה.
במקרים בהם העסק בונה על הגעה פיסית של לקוחותיו אל המשרד, המצב שונה. עליו לבחור במיקום מתאים הן מבחינת המצב הסוציו-אקונומי שלהם והן מבחינת נוחות הגעה אליו – כדאי לשקול קירבה לתחבורה ציבורית או הסכם עם חניון קרוב/חנייה עירונית.
"משרד להשכיר" – השכנים טובים בעיניכם?
כאשר חברה או עסק חדשים מתמקמים, לרוב תוך זמן קצר נוצר קשר מסויים עם השכנים – החברות והעסקים הממוקמים באותו מתחם או בניין. אופי הקשר ביניכם ייקבע בין השאר על פי הצרכים שלכם ושלהם – אך לא נדיר לראות שיתופי פעולה בין עסקים קרובים, בין אם ברמה של לפרוט כסף אחד לשני, ועד לרמה אסטרטגית ואופרטיבית המתבטאת בשכירת השירותים אחד של השני. מצד שני, קיימים לא מעט מקרים של עוינות בין משרדים ועסקים, שיכולה להיגרם מתחרות על משאבים כמו מקומות חנייה והתנהגות כללית כמו שמירה על ניקיון האיזור, חיזוק ותיקונים של המבנה המשותף ועוד...לא חסר על מה לריב. בשל מציאות כזו, מחקר ענייני על חבריכם לאיזור/מבנה מומלץ מאוד לפני שחותמים.
ערך מוסף – מה נמצא ליד המשרדים?
קיימים לא מעט שירותים ומנהלות אשר עשויים להוות ערך מוסף עבור המשרד שלכם. נושא זה כמו הקודמים הוא מאוד אינדיווידואלי עבור כל משרד ומשרד. קשה להגדיר בדיוק איזה ערך מוסף יתאים לכל עסק. אך ככלל קירבה לבנקים, לתחנות רכבת, סניפי דואר, מסעדות, מכוני כושר ואף בתי ספר וגני ילדים - יכולה לשדרג משמעותית את החברה. נוכחות שירותים אלו לא רק חיובית לעובדים אלא יש בה כוח גם לחזק את המותג שלכם ולתרום למושג החמקמק שנקרא "ניראות" – טוב ללקוחות, טוב לעובדים וטוב גם לגיוס עובדים חדשים. בדרך כלל ניתן למצוא הרבה שירותים מרוכזים יחדיו בפארקי עסקים או איזורי תעשייה ייעודיים אשר מציעים ללקוחותיהם הכל בחבילה אחת.
בפועל איך בוחרים?
לאחר שלקחתם בחשבון את כל הגורמים הנ"ל, יש לשבת ולחשב את התקציב שברשותכם ואיזה אחוז ממנו אתם יכולים להרשות לעצמכם להוציא על שכירות המשרד. בנוסף עליכם לקחת בחשבון הוצאות משניות כגון: שיפוצים, עיצוב המשרד, תקינות של המערכות הנלוות – מזגנים, אבטחה, כיבוי אש וכו'. אל תתנו להוצאות אלו להפתיע אתכם, ווודאו כי אתם מוציאים בהתאם למודל העסקי שלכם ולא פועלים באופן רגשי. ובכל זאת, קיים אלמנט רגשי גם אצל לקוחות פוטנציאלים – כאן נכנס עניין המיתוג של המשרד ו"נראותו".
"על מנת לראות משרדים לדוגמה של פארק התעשייה קיסריה לחץ כאן"
