Pixabay
30 יולי 2018 | ג'ון ראמפטון
8 טקטיקות תקשורתיות שימנעו בזבוז זמן בעבודה

רוצים לתקשר טוב יותר? זה כדאי - ייתכן שתמנעו גם בזבוז זמן בעבודה על הדרך.

זה לא משנה אם אתם מתקשרים עם לקוח, עובד, בוס או קולגה - זה חשוב שתמנעו מכל בלבול או אי הבנה כלשהם. הסיבה לכך היא שבלבול ואי הבנה מובילים רק לעוד בלבול ואי הבנה.

איך לתקשר הוא אחד מהנושאים החשובים ביותר שאתה יכול ללמוד ולהבין. כתוצאה מכך, אתם מגיעים למצב שבו בזבזתם זמן על לחזור אחורה ולהסביר למה התכוונתם מלכתחילה.

כדי למנוע מהדבר הנ"ל לקרות, הנה שמונה טקטיקות תקשורת שכדאי לכם להתחיל להשתמש בהן כבר מהיום.

תמיד תדעו "למה"

במילים אחרות, כל תקשורת המתרחשת בעבודה צריכה לכלול מטרה. זה יכול להיות כל דבר, החל מהגדרת תפקידים ואחריות, בדיקה של התמקדמות בפרוייקט ועד למתן מחמאה ופירגון. גם לשיח רגיל יש סיבה, והוא יכול לבנות חברות ואחווה.

אך לפני שמתחילים בתקשורת, שאלו את עצמכם - מה אני רוצה להשיג כאן? בדרך זו תשארו מפוקסים ותמנעו מסטייה מהדרך.

מה אם אתם לא אלו שהתחילו בתקשורת? חשבו על מטרת התקשור. אם אין סיבה הנראית לעין, כוונו אותה לכיוון ה"למה?"

היו ברורים לגבי הציפיות שלכם

בואו נגיד שיש לכם מפתח שמעצב את האתר שלכם. כשהוא מוכן, הם נותנים לכם לדעת מתי הוא מוכן לעלות. אתם מסתכלים בו, אבל לא אוהבים את דף הבית, אז אתם שולחים להם אימייל שכתובות בו שתי מילים: "תעשו שינויים".

אילו שינויים אתם רוצים? הם מתכנתים, לא קוראי מחשבות. כשמדובר בתקשורת, אתם רוצים להיות ברורים ככל הניתן על הציפיות שלכם, כדי שתוכלו להמנע מכל מצב של קצר בתקשורת.

במקרה הזה, אתם תספרו למפתח למה אתם לא אוהבים את הניווט ואיזו פעולה אתם תרצו שהוא ייקח. זה יכול להיות משהו פשוט, אבל הוא לא יבין אם לא תסביר מה אתה רוצה.

בנוסף, הימנעו משימוש בקיצורים, אמוג'ים, סלנג או ביטויים מקומיים. לכם זה אולי נראה הגיוני, אבל זה לא בהכרח ישתקף כך לצד השני. לדוגמא, אם אתם גרים בפיסבורג ושאלתם קולגה אם הם רוצים "פופ", ייתכן והם יהיה לחוצים מפני שזה נשמע מאיים במיוחד. זאת למרות ששאלת אותם על סודה.

תקשרו עובדות בצורה אולקטרונית, אבל את הרגשות בפנים אל פנים

זה קל ומהר יותר לתקשר כיום בזכות הסמס, המייל, תוכנות מסרים מיידיים כמו סלאק ופלטפורמות ניהול כמו טרלו. אותם ערוצי תקשורת הם אינטגרליים להצלחה של כל עסק. יחד עם זאת, תקשורת אלקטרונית צריכה להשמר למטרות מעקב אחרי תהליכי עבודה ושיתוף עובדות. זאת בגלל שתמיד יהיה תיעוד של התקשורת אליו תוכלו לגשת מתי שאתם צריכים.

כשזה בא לתוכן שמעורב בו רגש, שקלו את זה שבדרך כלל כדאי להיות בתקשורת פנים אל פנים או לכל הפחות באמצעות הטלפון/תוכנת וידאו צ'אט. זה אמנם קשה יותר - אבל זה הרבה יותר כדאי לצד השני.

לדוגמא, אם אתם נאלצים לפטר שני עובדים, כדאי לדבר אליהם בצורה יחידנית במשרד ולא לבשר על כך לכולם בסלאק. הפעולה הזו תבנה חוסר אמון בכל הצוות שלך, ומדובר בחוסר כבוד משווע.

כבדו את הזמן של הסובבים אתכם

הכוונה בכך היא לכבד את הזמן שמחוץ לעבודה. כולנו צריכים קצת חיים מחוץ למשרד. כמובן שהגבול הטשטש מאז שנהפכנו למחוברים ברמה של 24/7, אך הקולגות, השותפים והעובדים לא נדרשים להגיב בצורה מיידית בכל פעם שאתה מנסה לפנות אליהם.

במילים אחרות, אם מדובר בשישי בבוקר ואתם שולחים מייל לקולגה, כנראה שלא תקבלו תשובה עד מוצ"ש, ואין שום סיבה להתעצבן בגלל זה. אין גם שום סיבה להעיר להם על כך או לדרוש תגובה - זה לא מכבד ולא מכובד. מישהו שהחליט לעבוד היום מהבית כנראה עושה זאת מסיבה מסויימת, והיא יכולה להיות חופש זמני מתחושת ה"תמיד להיות דרוך".

כחוק כללי, אלא אם כן מדובר במצב של חיים או מוות, אל תתקשרו לגבי עבודה בסופי השבוע או מאוחר בלילה.

 אל תשלטו בשיחה ביד רמה

עצה זו תקפה גם לשיחות פנים אל פנים וגם לשיחות אלקטרוניות ודיגיטליות. הכוונה כאן היא שאתם צריכים יותר להקשיב מאשר לדבר. לא רק שזה שומר את השיחה זורמת, זה גם דרך מעולה לקבל מידע.

יתרון נוסף שלמדתי הוא כשאתה מדבר אחרי שהקשבת, אנשים יקשיבו בחזרה.

שמרו את זה פשוט ותמציתי

אני בטוח שאתם מוצפים במידע, כמו שאני מוצף במידע. זה לפעמים גורם ומקשה לשמור ולהקשיב לכל פיסת אינפורמציה שאתם מקבלים. זה גם מלחיץ להצליח לשמור על הסדר במפל העצום והרציף של הידע בימינו.

במקום לתרום לעומס במידע, שמרו על התקשורת כפשוטה ותמציתית ככל הניתן. הגיעו לעיקר במהרה ואל תתמהמהו או תדברו סחור סחור. אם אתם צריכים עזרה בלקצר את העובדות, התרכזו על שני דברים: מהי המטרה שלכם, ומהן הנקודות העיקריות שלכם?

שימו לב לרמזים לא ורבליים

כשאתם מדברים עם מישהו פנים אל פנים או מול קבוצה, שימו לב למאפיינים כמו פוזיציה, הבעות פנים ומחוות אחרות שהאנשים עושים בזמן שהם מדברים. ככל שתוכלו לשים לב ולפרש יותר, כך השיחה הופכת לטובה יותר.

לדוגמא, אם אתם מכינים מצגת לקראת הפגישה הבאה בחברה והקולגות שלכם נראים משועממים ולא מעוניינים, לא תרצו להמשיך בכך. ייתכן ותצטרכו לקצר את המצגת או לבצע שינויים כדי למשוך את תשומת ליבם.אם לא, אתם סתם מבזבזים את הזמן של כולם מפני שהם לא מביעים עניין במצגת שלכם.

עצרו כדי להרגע

בואו נגיד שאתם מתוסכלים או עצבניים בגלל לקוח, עובד או קולגה. לפעמים כדאי לחכות עד שתרגעו כדי לתקשר איתם. הדבר האחרון שאתם רוצים זה לשלוח להם הודעה כשהם נרגשים, מכיוון שהרציונאל לא שולט באותו הרגע.

לפעמים כדאי להרגע בסוף היום, אבל לפעמים אולי כדאי לחכות יום או יומיים עד שבאמת תטענו אנרגיות.

8 עצות אלו יכולות לעשות לכם סדר בעבודה ובחיים - השתמשו בהן בחוכמה.

תגובות
הוסף תגובה

* אין לשלוח תגובות הכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של StartIsrael לרבות דברי הסתה, דיבה וסגנון החורג מהטעם הטוב.