צוות ווירטואלי מוגדר כצוות של אנשים שעובדים עבור אותו ארגון במקומות גיאוגרפיים שונים ולעיתים באיזורי זמן שונים. לרוב זה אומר שהצוות מורכב מתרבויות שונות, רקעים שונים עם התמחויות שונות והוא נדרש להתאחד כדי לעבוד על מטרה משותפת.

בעידן הגלובליזציה ארגונים דורשים פתרונות מהירים, אג'יליות והקמה של צוותים ווירטואליים גלובליים בדיוק עונה על הדרישה הזו ע"י כוח אדם גמיש ומתן ותוצאות מהירות.

בעבודתי בבניית צוותים גלובליים ומתן ייעוץ לניהול צוותים רב-תרבותיים נחשפתי למספר אתגרים שחוזרים על עצמם ואותם מבקשת לשתף אתכם בטור זה.


היעדר ספונטניות

כשאנחנו עובדים במשרד יש לנו רגעים נפלאים בפינת הקפה. אנחנו גם שומעים את הקולגות שלנו מדברים בטלפון, רואים אותם עובדים מול המחשב ואם אנחנו צריכים עזרה אנחנו יכולים פשוט להסתובב ולפנות אליהם לעזרה. כולם הרבה יותר זמינים לנו בין אם זה המנהל או החברים לצוות.

הספונטניות הזו לא קיימת בצוותים גלובליים. נקודה.

אנשים עובדים במדינות שונות לעיתים באיזורי זמן שונים. לכן, אם יש בעיה, לוקח זמן לגלות אותה ובדרך כלל כבר נוצר פער בין יעדים לתפוקה. כדי להתמודד עם זה מנהל צוות גלובלי חייב להיות יותר תהליכי והרבה יותר מובנה מאשר בעבודה עם צוות פיסי.


בניה של צוות

גיוס של צוות שעובד במשרד מבוסס על מציאת אנשים עם הכישורים המתאימים כדי לבנות צוות אפקטיבי, כשהמנהל שולט ביד רמה על תהליך הבחירה. עכשיו תדמיינו גיוס עבור פרויקט עם חברי צוות מ-10 מדינות שונות.

מנהל הפרויקט עדיין מנהל את התהליך, אבל לרוב עם מתווכים מקומיים שיגייסו את האנשים ויבצעו את הסינונים בשלבים הראשונים. בתהליכי גיוס, לתנאים, לתפיסות העולם ולהערכים יש השפעה על תהליך הגיוס הלוקאלי ולא תמיד המנהל המגייס מארץ המקור יודע לנהל את התהליך באופן מיטבי. אחת הבעיות הקשות היא שלעיתים באמת מגויסים אנשים שלא בהכרח מתאימים לפרויקט רק כדי למלא את השורות. אם מתחילים עם מבנה צוותי ירוד או צוות חלש, ביחד עם אתגרים אחרים הנוכחים בצוותים גלובליים, יהיו אלה צוותים פחות פרודוקטיביים (משמעותית) מצוותים פיסיים.


תכנון והנחייה ירודה מצד מנהל הצוות

נוסיף לאתגרים את התפקיד של מנהל הצוות הווירטואלי. רוב מנהלי הצוותים הווירטואליים לא קיבלו הדרכה פורמלית לניהול צוותים גלובליים. בוובינר האחרון שהעברתי למנהלים מארגונים שונים, שאלתי כמה מהם קיבלו הדרכה כשעברו לניהול של צוותים גלובלי?

100% ענו שלא קיבלו שום הדרכה!!!

יתרה מזו, כשווירוס הקורונה החל להכות בנו, נאלצו תוך ימים ספורים אלפי מנהלים לעבור מניהול צוות פיסי לניהול צוות עם מגוון תרבויות, שפות, באיזורי זמן שונים וטכנולוגיה לא אחידה. יש פה קושי עצום, אבל גם הזדמנות.


חוסר הבנה של ההבדלים בין התרבותיים

כשמנהלים צוותים גלובליים למעשה מנהלים צוותים רב-תרבותיים, זה משהו שחשוב מאוד להבין.

מחקר של RW3  מראה  שב-62% מהצוותים ישנם חברי צוות מלפחות שלוש ויותר תרבויות שונות.

ישנה משמעות גדולה למשקפיים שאנו מרכיבים ושדרכם אנו תופסים ורואים את העולם. אנחנו שרגילים למשקפיים ה"ישראליות" תוצרת כחול לבן חווים את העולם דרך התרבות הישראלית על כל המשתמע מכך. העדשות שדרכן אנו מסתכלים מעוצבות ובנויות על הזהות התרבותית שלנו ופה טמון הסוד- מה שאנו רואים אינו האמת האוניברסלית אלא התפישה שלנו את האמת. כדי באמת להבין כיצד תרבויות אחרות רואות את העולם, מה הן האמונות והתפיסות שלהן אנו חייבים להסתכל דרך העדשות שלהן.


על מנהל צוות גלובלי להיות מודע שכשהוא מנהל אנשים מ-10 מדינות שונות, הוא מנהל אנשים מתרבויות שונות ועם סל ערכים שונה וזאת למרות שכולם למשל מפתחי תוכנה. חברי הצוות מגיעים מסגנונות ניהול שונים, מוטיבציות שונות, שאיפות שונות והגדרה שונה של מה זה מנהל טוב.

כמנהלי צוות גלובליים עלינו לפתח רמה גבוהה של אוביקטיביות לגבי סגנון הניהול שלנו ולהבין שאותו סגנון שמקובל בישראל אולי יחשב לניהול גרוע במקום אחר. לדוגמה, אם בצוות יש אנשים מתרבויות אסיאתיות, הם מצפים לקבל הוראות מובנות וברורות מהמנהל, המנהל עבורם הוא האוטוריטה. במדינות הללו סגנון ה"ניהול עצמי" ייחשב לניהול גרוע.

אם יש בצוות שלך ברזילאי, אמריקאי, יפני וגרמני, לא מספיק שתהיה מודע שחברי הצוות הם מתרבויות שונות, אתה צריך ללמוד את המאפיינים של התרבויות הללו ולהבין כיצד מתורגמים לפרקטיקות יום-יומיות בעבודה.


אתגרי מערכות יחסים

אחד האתגרים בצוותים ווירטאליים הוא לא להכיר אישית את חברי הצוות בשונה מצוותים פיזיים בהם אחרי תקופה קצרה אתם תדעו אם חבר צוות חדש נשוי, כמה ילדים יש לו, איפה נפש לאחרונה ועוד. כל המידע זמין לכם באופן אורגני, לא צריך לשאול. בצוות ווירטואלי, מרוחקים באלפי קילומטרים אחד מהשני, אם לא תתרגלו לשאול שאלות זה לא יקרה מעצמו, צריך במודע לבנות את מערכת היחסים.

בנוסף חשוב להבין מה המאפיינים התרבותיים באותם התרבויות. ישנן תרבויות, כמו ארה"ב, אירופה הצפונית, אוסטרליה, גרמניה ועוד בהן העסקים באים לפני מערכות יחסים, "אני אעשה איתך עסקים אם המחיר נכון, המוצר טוב, תנאי המשלוח נוחים, ובניית מערכת יחסים איתך היא לא פקטור בשיקולים שלי".
בצד השני של העולם, במדינות אסיאתיות, מדינות אפריקה, מזרח התיכון, ואמריקה הלטינית, שמים את בניית מערכת יחסים כתנאי מקדים לעסקים גם אם המוצר טוב, והמחיר נכון.


לכן, אם בצוות שלכם יש אנשים שמערכת יחסים חשובה עבורם, יהיה קריטי שכמנהל, תיקחו את הזמן לבנות מערכת יחסים, כי עד שתעשו זאת הצוות לא יעבוד באופן אפקטיבי. יש לשים לב שיש חשיבות למערכת היחסים לא רק מול המנהל אלא גם בין אנשי הצוות.

גיבוש צוותי בצוות גלובלי נבנה ע"י פלטפורמות שמאפשרות לחברי צוות להכיר אחד את השני. בשיחות זום מגדישים מספר דקות לשיתוף אישי, וקובעים שיחות שמטרתם היא שיתוף מידע על התרבות והמאפיינים כגון מנהגי חג, אוכל, שתייה, לבוש ועוד. בנוסף, פותחים חדרי צ'אט כדי לאפשר לחברי צוות לדבר אחד עם השני במהלך היום (סוג של פינת קפה).


אי הבנות תקשורתיות

"האם הוא מדבר אליי כך כי הוא אדם ממש לא נעים או כי בתרבות שלו סגנון התקשורת שלו נורמטיבי?"

סגנונות תקשורת שונות יכולות לגרום לאי -הבנות, היעלבויות, ולעיתים לקונפליקטים בין חברי הצוות ובינם למנהל. כל תרבות מפתחת סגנון תקשורת ייחודי לה, כך למשל בתרבויות מסוימות הישירות והאמת עומדים לפני דיפלומטיה והרמוניה. כך לדוגמה אם אתה בשיחה ווירטואלית וסגנון התקשורת שלך הוא ישיר, כמו של רוב הישראלים, ואתה מתקשר עם חברי צוות מתרבות "דיפלומטית" אתה עלול להצטייר כחבר צוות גס, ולא מנומס.

הרבה פעמים הלקוחות הבין לאומיים שלי שואלים אותי: "למה הישראלי תמיד צועק ואגרסיבי?" מצד שני הישראלים לעיתים מתלוננים בפניי: מדוע היפנים לא מדברים ברור, ולמה הם נמנעים מלענות באופן ישיר על שאלות?" כך הסגנונות תקשורת השונים יכולים לגרור תגובות רגשניות שיכולים להוביל לקונפליקטים, חוסר אמון וחוסר שיתוף פעולה.


נוסיף למשוואה את השפה. אנחנו מתקשרים באנגלית, זאת השפה העסקית הגלובלית, אבל גם כאן יש דרגות שונות של שליטה בשפה. אם חבר צוות לא שולט בשפה, יכול להיות שהוא לא יבין את כל הנאמר בשיחות והוא גם יתקשה לבטא את עצמו באנגלית. שני המרכיבים הללו יגרמו לחבר צוות לא לשתף מידע, יגרום לירידה בסיעור המוחות בצוות אשר מן הסתם משפיעים על החדשנות והתפתחות הצוות.

מאוד חשוב שמנהל צוות יהיה מודע לסגנונות תקשורת שונים בצוות שלו כמו גם רגיש לאנגלית כשפה שנייה או לפעמים שלישית. מנהל צוות טוב יודע לגשר את הפערים בלשאול את חברי הצוות באיזה אופן הם מרגישים בנוח לתקשר ואיך הם מצפים לקבל משוב על עבודתם. בנוסף, אם ישנם חברי צוות "שקטים" מומלץ לתקשר איתם אחד על אחד כדי לשמוע את הדאגות והרעיונות שלהם.

לסיכום, צוותים ווירטואליים ראשונים נוצרו כדי לסייע בסיעור מוחות בנושאים של חדשנות בקרב מומחים סביב העולם שהיו עסוקים מדי להיפגש. היום, צוותים מפוזרים היא הדרך היעילה והנורמטיבית לניהול עסקים וזו מגמה שרק מתחזקת. ארגונים יכולים להגביר את הפרודוקטיביות של הצוותים ע"י למידה, מודעות והבנה בין תרבותית - או באופן פשוט יותר - רק צריך לעשות את זה נכון.