מדי שנה נערכים ברחבי העולם אלפי כנסים ותערוכות מקצועיות. אם טרם התנסיתם בחוויית ההשתתפות באירוע בינלאומי שכזה, כדאי לכם לקרוא את הדברים הבאים. כאשר יודעים לקראת מה הולכים ונערכים בהתאם - עשויים להפיק תועלת עסקית גדולה מהשתתפות בכנסים אלו.

תערוכות בינלאומיות מנקזות לתוכן את מירב החידושים בתחומן, והן מקור מידע בלתי אמצעי בנוגע למגמות אליהן הולכת התעשייה בעתיד הקרוב. זהו המקום לפגוש אנשים במציאות ולהתרשם מהמוצרים והטכנולוגיות בדרך ישירה וחוויתית, שאין לה תחליף בעולם האינטרנטי.

תערוכות לעומת כנסים

תערוכה מוגדרת כאירוע שבו מציגות חברות בביתנים בגדלים שונים, הממוקמים באולמות על פי תחומי עיסוקן. כנס לעומת זו, הינו מסכת הרצאות ודיונים בתחומים מוגדרים, הדנים בדרך כלל בחידושים האחרונים בתחומי עיסוקם. ברוב המקרים מתקיימים שני הדברים במקביל – תערוכה גדולה וכנסים מקצועיים לצידה, או כנס גדול ולצידו תערוכה מקצועית הקשורה לתחומי עיסוקו של הכנס.

השתתפות בתערוכה כמציג מחייבת הכנה ממושכת ויסודית

ההשתתפות בתערוכה מהווה הזדמנות עסקית מצוינת עבורכם, אך כרוכה מטבע הדברים בעבודה רבה ובלא מעט לחץ. לכן חשוב מאוד להגיע מוכנים על מנת למצות את המרב מהזדמנות זו.

הנה מספר טיפים חשובים, שיסייעו לכם להתכונן לתערוכה באופן מיטבי:

- בדקו שהתערוכה הנוכחית מתאימה לתחום עיסוקכם

מה מציגים בה? מיהם המבקרים? לאיזה פלח שוק גיאוגרפי היא פונה? וכיוצ"ב. אם אינכם בטוחים – סעו פעם אחת כמבקרים, התרשמו והחליטו.

- הגדירו את התקציב שיש לכם להשתתפות בתערוכה ובדקו איך אתם מנצלים אותו בצורה מיטבית.

כמה שטח לקחת? כמה להשקיע בעיצוב ובבניית הביתן? כמה אנשים יאיישו את הביתן?  כמה להשקיע בחומרים פרסומיים ייעודיים כגון סרטנים, פרוספקטים וכד'.

- בדקו מי מהחברות המתחרות שלכם תהיינה שם והשתדלו להתמקם בסביבתן וכמובן להיות יותר אטרקטיביים מהן. הסיבה - רוב המבקרים מגיעים לאזורים המתמקדים בתחומי העניין שלהם.

- הירשמו מוקדם ככל שניתן. המחירים זולים יותר ל EARLY BIRDS והמיקומים הטובים זמינים עדיין. הרשמה מוקדמת גם מותירה בידיכם די זמן לקבוע פגישות עם לקוחות וספקים שיהיו בתערוכה וליהנות מהחשיפה שהתערוכה נותנת לכם. ברוב התערוכות יש מנגנוני MATCH&MEET שנועדו לשדך בין כל מי שיהיה נוכח בתערוכה.

- בדקו אם יש השתתפות במימון של קרנות או גופים מקצועיים (כגון מתימו"פ או מכון הייצוא, קרנות דו-לאומיות וכד'), או של גופים מסחריים המעוניינים לקדם את התחום בו אתם עוסקים.

- בדקו מי מבין המציגים האחרים בתערוכה מעניין אתכם - טכנולוגית, שיווקית, כשותף עסקי פוטנציאלי - ונצלו את שהותכם בתערוכה להסתובב בה כמבקרים, לאסוף חומר ולהיפגש.

- פרסמו בכל דרך שעומדת לרשותכם את עובדת השתתפותכם בתערוכה. זה מוסיף לכם יוקרה ואמינות מקצועית.

גם מבקרים חייבים להגיע מוכנים

לבקר בתערוכה זו מטלה קשה, למי שלוקח את הנושא ברצינות ומציב לעצמו מטרות ויעדים ברורים. מניסיוננו, מרבית המבקרים לא רואים בתערוכה רק הזדמנות לנסיעה לחו"ל על חשבון מס הכנסה.

הנה כמה עצות חשובות למי שנוסע לבקר בתערוכה:

- למדו היטב את הנושאים המוצגים בתערוכה ואת מיקומם באולמות השונים ותכננו את ביקורכם בהיגיון.

- קבעו מראש פגישות עם מציגים. לרובם יהיה לו"ז עמוס והם לא יצליחו להתפנות אליכם אלא אם קבעתם.

- הגיעו מוכנים. כרטיסי ביקור, חומר פרסומי שלכם בשפה המובנת להם, מפרט מדויק של מה שמעניין אתכם וכד'.

- התלבשו כראוי – לרושם הראשוני ישנה חשיבות בוודאי של המציג ובהחלט גם כמבקר. הקפידו על נעליים נוחות – תערוכה הינה דבר מתיש מאין כמוהו.

- הזמינו מוקדם ככל שניתן טיסות ובתי מלון ואל תהססו להתאכסן בבתים פרטיים, אופן שהייה זה הוא זול בהרבה ולעיתים קרובות מרכזי, נעים ונוח (אתר AIRBNB לדוגמא).

- נצלו את שירותי ה MATCH&MEET לקביעת פגישות במהלך ביקורכם בתערוכה.

תערוכה גדולה או תערוכת נישה קטנה?

עולם התערוכות הולך ומתמקצע. ניתן היום למצוא תערוכות ממוקדות לנושאים ייחודיים, והתשובה לשאלה מה עדיף אינה חד משמעית.

נמחיש את הנושא בעזרת שתי תערוכות – תערוכת CeBIT  שתתקיים בהנובר, גרמניה – תערוכת ה-ITהותיקה והגדולה בעולם (כ-3,300 מציגים) ורבת מבקרים (כ-220,000 ) המקיפה את כל תחומי מערכות המידע והמחשוב. ולעומתה תערוכת IT-SA– תערוכה ממוקדת לתחום הסייבר, הנערכת בנירנברג (כ-420 מציגים וכ-9,000 מבקרים).

CeBIT מתחלקת למעשה למספר תערוכות משנה כמו CLOUD ,IoT ,BIG DATA, ביתן SCALE 11 לחברות STARTUP וגם BוBUSINESSSECURITY שדומה בהיקפה לתערוכת IT-SA.

היתרון בתערוכת IT SECURITY במסגרת CEBIT - יגיעו אליה גם אלו שבאו לשאר התערוכות המתקיימות באותה עת, משום שאבטחת מידע הוא נושא רלוונטי גם למי שהגיע לתערוכת ה-CLOUD או ה-BIG DATA.

לעומת זאת, יתרונה של IT-SA במיקוד שלה - לתערוכה ולכנסים שלצידה מגיעים כל המומחים בתחום הספציפי בו היא מתמקדת.

כמבקר, המחפש פתרונות מיוחדים לאבטחת מידע – ייתכן שאעדיף את תערוכת הנישה. אבל כמציג, המחפש חשיפה רחבה יותר ומגוון לקוחות מכל תחומי ה-IT, הייתי ללא היסוס בוחר ב-CEBIT על פניה של IT-SA. כל אחד והשיקולים שלו.